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Comment rédiger une lettre de motivation en tant qu'employé administratif ?

Lorsque vous postulez, il est important d’ajouter une lettre de motivation en plus du CV. La lettre de motivation vise à susciter l'intérêt des recruteurs et des employeurs, à vous distinguer des autres candidats et à être invité(e) à un entretien. Il s'agit d'une lettre qui met en avant non seulement vos compétences, mais aussi les raisons pour lesquelles vous postulez un emploi spécifique. Les employeurs et les recruteurs n’ont souvent que peu de temps et vont, de ce fait, rapidement parcourir votre lettre au lieu de la lire en détail. Rédigez donc votre lettre de motivation de manière claire et concise et assurez-vous d’utiliser une structure claire. Le recruteur devrait savoir en quelques phrases pourquoi il devrait vous choisir.

Structure d'une lettre de motivation pour un employé administratif

Placez tout d’abord un en-tête tout en haut de votre lettre de motivation. Il s'agit de votre adresse personnelle, suivie des coordonnées du destinataire. En dessous, vous écrivez le nom de la personne adressée. Si l'offre d'emploi mentionne le nom d’une personne de contact, adressez-vous directement à elle. Assurez-vous que l'orthographe est correcte, les erreurs dans l'adresse donneront immédiatement une mauvaise impression. De plus, la façon d’adresser doit être aussi personnelle que possible. Comme objet, citez l'offre d'emploi et ajoutez-y le numéro de référence du poste.

Commencez votre lettre par une phrase d'ouverture intéressante et captivante. Cette phrase devrait immédiatement tirer l'attention et convaincre le lecteur de continuer à lire votre lettre de motivation. Ensuite, rédigez une brève introduction, par laquelle vous recherchez des points de contact avec l'entreprise. Vous expliquez pourquoi le poste vacant, l'entreprise et un emploi en tant qu'employé administratif vous attirent.

Par après, présentez-vous brièvement sur base de vos compétences, vos atouts et vos expériences. L'objectif ici est de démontrer que vous êtes le bon candidat pour le poste. Vu que l'expérience de travail est plus importante que la formation en ce qui concerne les emplois d'employés administratifs, votre lettre de motivation doit récapituler vos expériences professionnelles pertinentes. À base de ces éléments, vous pouvez expliquer de quelles compétences vous avez déjà fait preuve à des postes précédents. Si vous avez par exemple travaillé avec un certain programme informatique ou un logiciel spécifique, vous pouvez le mentionner dans votre lettre de motivation. Avez-vous déjà travaillé pour une entreprise internationale et avez-vous dû communiquer en anglais ou en néerlandais ? Faites-y référence si des compétences similaires sont décrites dans l’offre d’emploi. Enfin, vous pouvez indiquer vos compétences linguistiques ainsi que votre niveau pour chaque langue.

Dans votre lettre de motivation, vous expliquez pourquoi c’est vous qui devriez être embauché. Il s'agit plutôt de faire savoir qui vous êtes et pourquoi vous vous intégreriez bien dans l'entreprise en tant qu'employé administratif. Après tout, vous serez la personne de contact aussi bien au niveau interne qu’au niveau externe. Votre lettre de motivation doit donc indiquer, en partie, quel type de personne vous êtes et si vous correspondez à l'image de l'entreprise. Si vous souhaitez travailler en tant qu'employé administratif, vous devez être capable de travailler de manière structurée et être fort sur le plan organisationnel. Illustrez ces compétences par des exemples et au moyen de votre propre expérience : expliquez comment vous accordez de l’importance à ces caractéristiques dans votre vie professionnelle, mais aussi dans votre vie privée. Indiquez également que vous aimez prendre l'initiative et que vous êtes proactif. Dans votre lettre de motivation, vous expliquez pourquoi vous méritez une place dans l'entreprise. Des caractéristiques telles que l'indépendance, la flexibilité et la résistance au stress sont également cruciales pour un employé administratif.

Enfin, nous sommes arrivés à la conclusion de votre lettre de motivation. Celle-ci est presqu’aussi importante que le contenu et la façon d’adresser votre lecteur. En effet, ce paragraphe final vous permet une dernière fois de convaincre le lecteur de vous inviter personnellement à un entretien d'embauche. N'hésitez pas à mentionner que vous aimeriez rencontrer votre employeur pour lui parler davantage de votre motivation.

La rédaction d'une lettre de motivation pour un employé administratif

Dans votre lettre de motivation, utilisez un style d'écriture actif. Vos phrases doivent être courtes et claires. Évitez également l'utilisation de jargon technique et d'abréviations. « Less is more », et c'est aussi le cas lors de la rédaction de votre lettre de motivation. Cette lettre ne doit pas dépasser une page, de sorte que vous ne perdiez pas l'attention du lecteur. Le poste vacant précise-t-il une durée maximale pour la lettre de motivation ? Alors tenez-vous-y. N'écrivez pas une longue lettre pour paraître plus professionnel.

Administratief bediende

Une chose que nous faisons tous, c’est consulter des exemples de bonnes lettres de motivation en ligne. Le danger qui se cache ici est que nous copions souvent des phrases complètes de l’Internet. Même si celles-ci ont l'air bien construites et que vous pensez que vous n'obtiendrez pas le poste autrement, il est préférable de ne pas le faire. Le recruteur a probablement déjà vu une centaine d'exemplaires, et de plus, une lettre unique écrite personnellement obtiendra de bien meilleurs résultats.

Assurez-vous également que la mise en page de votre lettre de motivation correspond à celle de votre CV. Enfin, chaque lettre de motivation que vous écrivez doit être unique, adaptée à l’entreprise et rédigée en fonction du post que vous postulez. Vous pouvez bien sûr utiliser votre lettre de motivation écrite comme guide pour vos prochaines candidatures, mais vous devriez l'adapter à chaque candidature.