Qu'est-ce qu'un employé administratif ? 

En tant qu'employé administratif, vous serez chargé des tâches concernant le support administratif. Les activités précises dépendent bien sûr du secteur dans lequel vous travaillez. Tout de même, vous contribuez toujours à l'organisation générale de l'entreprise. Vous dactylographiez par exemple des rapports et des notes, vous vous occupez de l'accueil des clients et vous vous assurez que les salles de réunion sont prêtes. De plus, c’est vous qui serez le responsable des appels téléphoniques ainsi que du traitement des bons de commande, de l'envoi des lettres et de la rédaction des factures. 

Cependant, vous n'êtes pas seulement responsable pour ces tâches diverses. Souvent, vous représentez également le visage ou la voix de l'entreprise. Cette position ne doit donc pas être sous-estimée.

En quoi consiste le travail d'un employé administratif ? 

Tout comme indiqué ci-dessus, les activités spécifiques dépendent du secteur dans lequel vous êtes employé. Cependant, il y a toujours certaines tâches auxquelles vous pouvez vous attendre lorsque vous travaillez en tant qu'employé administratif.

Par exemple, l'administration quotidienne de l'entreprise représente bien sûr une tâche importante. Par ailleurs, un poste en tant qu'employé administratif suit, en général, des heures de travail régulières. Vous devrez recevoir des clients, les inscrire et les diriger vers le service ou la personne approprié(e). De plus, vous serez chargé de répondre aux appels entrants. 

En tant qu'employé administratif, vous devez surtout rester aimable, avec une attitude orientée vers le client, en toutes circonstances. Même avec des clients difficiles ou lors des situations difficiles, vous savez comment adopter un ton correct. Une bonne communication est certainement importante et la connaissance du néerlandais et de l'anglais constituent toujours un atout. 

Ensuite, vous êtes responsable du traitement du courrier entrant et sortant. Vous livrez le courrier entrant aux bonnes personnes et vous vous assurez que le courrier sortant est envoyé correctement et à temps. Vous rédigez des lettres, des factures et des bons de commande et vous vous assurez que le tout est géré correctement. 

Le traitement de l'entrée des marchandises est également une des activités qui relèvent de votre fonction. De même, en tant qu'employé administratif, vous offrez votre soutien pendant des réunions : vous vous assurez que les salles de réunion sont préparées à temps et vous dactylographiez les comptes rendus des réunions. Vous offrez également votre soutien à la direction ou aux gestionnaires en ce qui concerne la planification de l'ordre du jour.

Vous êtes fort au niveau organisationnel et vous tenez compte des délais. La discipline et la gestion du temps font donc partie de vos compétences. Le suivi administratif des dossiers fait aussi partie de vos tâches. Pour cela, vous vous assurez par exemple que les formulaires relatifs aux notifications de maladie ou autres formalités sont remplis et traités. La copie, la digitalisation, l'archivage et le classement sont essentiels à cet égard. Les données administratives sont souvent insérées dans des systèmes automatisés ; la connaissance des logiciels et des systèmes de données facilite l'intégration. 

En plus de tout cela, vous serez le point de contact central pour vos collègues. Vis-à-vis d’eux, vous devez donc être en mesure de travailler discrètement et efficacement. 

En fonction de l'objet des tâches, une distinction peut être faite entre un employé de secrétariat, un réceptionniste ou un employé administratif. En tant que membre du personnel de secrétariat ou en tant que secrétaire, l'accent est mis sur la rédaction, le développement et le traitement de la communication écrite et orale. En tant que réceptionniste ou téléphoniste, vous vous concentrerez davantage sur l'accueil des visiteurs et des marchandises et vous serez responsable de la gestion du trafic téléphonique. Lorsque l'accent est mis davantage sur des questions telles que l'archivage, le traitement des clients défaillants et le traitement du flux des formulaires, le terme " employé administratif " est utilisé. 

Description d’un poste d’employé administratif : 

  • Collecte et stockage des données des clients de façon ordonnée
  • Classement et archivage de documents
  • Dactylographie des notes et des rapports
  • Organisation de l'accueil de clients
  • Préparation des salles de réunion
  • Gestion des appels téléphoniques
  • Rédaction et envoi de lettres et de factures 
     

En tant qu'employé administratif, vous entrerez en contact avec de différents profils. Ceci dépendra également de l’ampleur et du secteur dans lequel vous serez actif. Tout cela se situe le long des fonctions opérationnelles telles que les employés du point de vente (lien PP - employé du point de vente), les employés de production (lien PP - employé de production) ainsi que les fonctions de gestion telles que les directeurs des ressources humaines, les directeurs de bureau ou les chefs d'entreprise.

Pourquoi opter pour un poste d'employé administratif ? 

Profil de compétences d’un employé administratif : 

On attend d'un employé administratif qu'il soit ponctuel et qu'il soit capable de travailler avec précision et exactitude. Comme l'éventail des tâches est très varié, il est nécessaire de faire preuve de flexibilité. On s'attend à ce que vous soyez fort en termes d'organisation, de sorte que vous puissiez travailler en vue d'une échéance presque sans stress. 

Caractéristiques d'un employé administratif :

  • Fort au niveau communicatif
  • Indépendant
  • Un sens de l'organisation très solide
  • Ordre, netteté et précision
  • Résistant au stress et orienté vers les délais
  • Connaissance des programmes informatiques
  • Esprit d'équipe
  • Orienté vers des résultats et vers le client 

Vous reconnaissez-vous dans ces caractéristiques ? Dans ce cas-là, un poste en tant qu’employé administratif pourrait vous convenir ! 

Formation et perspectives de carrière pour le personnel administratif : 

Pour devenir un employé administratif, vous ne serez – en général – pas soumis à des exigences strictes en matière de certification. Un diplôme de formation professionnelle de deuxième ou de troisième cycle est souvent suffisant. Cependant, certaines entreprises imposent des exigences plus élevées. En principe, l'employé administratif doit posséder des connaissances de base en économie des affaires. 

La plupart du temps, vous commencerez par des tâches relativement simples, mais il y a certainement de la place pour évoluer. Dans une grande entreprise, vous pouvez parfois devenir chef d'administration ou assistant de direction en suivant une formation. Le grand avantage d'un poste d'assistant administratif est qu'il est relativement facile de changer d'entreprise ou de secteur. 

Le salaire exact d'un assistant administratif dépend des tâches effectuées, de l'âge et de l'expérience. Plus l'expérience est grande, plus le salaire brut moyen est élevé. 

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Postuler en tant qu’employé administratif 

Comment faire un bon CV pour un poste d'employé administratif ? 

En général, lorsqu’une entreprise est à la recherche d’un d’employé administratif, elle demande des expériences professionnelles pertinentes, plutôt qu’après une formation spécifique. Cette donnée est importante lorsque vous déterminez la structure de votre CV. Tout d'abord, vous commencez par énumérer quelques informations personnelles nécessaires telles que votre nom, adresse, numéro de téléphone et adresse e-mail. Par la suite, vous donnez quelques informations personnelles pertinentes telles que la nationalité et la date ainsi que le lieu de naissance. 

Ensuite, comme les employeurs demandent souvent après quelques années d’expérience dans un secteur pertinent, il est important que vous placiez vos fonctions précédentes en haut dans votre CV. Énumérez les expériences professionnelles suivantes par ordre chronologique inverse : tout d’abord les emplois à plein temps, ensuite le bénévolat ou le travail de vacances, et finalement, les stages. Donnez à chaque fois plus d'informations sur les tâches que vous y avez effectuées. 

La section suivante doit contenir une liste de formations récentes et pertinentes que vous avez suivies et doit résumer les compétences que vous y avez acquises. Prenez soin de référer aux compétences demandées spécifiquement dans le poste vacant. Si ce dernier mentionne un programme informatique ou une langue dans lequel/laquelle vous excellez, alors n’oubliez surtout pas de mettre en avant vos talents. 

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Comment rédiger une lettre de motivation pour un poste d'employé administratif ? 

Très souvent, on vous demandera une lettre de motivation pour accompagner votre CV. Grâce à cette lettre, vous vous distinguerez des autres candidats, non seulement par vos compétences ou par votre CV, mais aussi par votre motivation. Mentionnez donc, dans le premier paragraphe, la raison pour laquelle vous êtes intéressé par le poste. Citez également l'endroit où vous avez découvert le poste vacant. 

Dans la lettre, vous devez mettre en évidence votre valeur ajoutée pour l’entreprise. Pour ce faire, citez vos qualités personnelles qui sont pertinentes pour la fonction. 

En tant qu'employé administratif, vous êtes une personne structurée et vous êtes forte sur le plan organisationnel. De plus, vous disposez de bonnes compétences en gestion du temps et vous vous débrouillez plutôt bien sur le plan communicatif. Démontrez-le à l'aide d'exemples et expliquez pourquoi ce travail vous conviendrait si bien. 

La conclusion de votre lettre de motivation est également très importante, car elle vous donne une dernière chance de convaincre votre lecteur de vous inviter à un entretien personnel. Dans votre lettre, vous devriez donc avoir l'air confiant, tout en faisant attention à ne pas adopter un ton hautain. 

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Comment bien se préparer pour un entretien en tant qu’employé administratif ? 

Vous vous préparez à un entretien d'embauche en recherchant à l'avance des informations sur l'entreprise pour laquelle vous postulez. Vous pouvez trouver ces informations en ligne, dans le poste vacant lui-même ou dans votre réseau. 

Chaque entretien d'embauche est unique, mais il y a quelques questions courantes que vous pouvez bien sûr préparer. Par exemple, une des premières questions est souvent de vous introduire brièvement. Par ailleurs, on vous demandera très souvent d'énumérer vos traits de caractère les plus forts ainsi que les plus faibles. Vous pouvez utiliser ici les compétences mentionnées dans l'offre d'emploi. Il est également préférable de préparer les questions en anglais ou en néerlandais si ces langues sont jugées importantes pour le poste vacant. 

Si vous désirez réellement montrer de l'intérêt pendant l'entretien d'embauche, posez des questions précises au recruteur. Renseignez-vous sur l’ambiance et la culture de l'équipe. Renseignez-vous également sur la langue dans laquelle la communication se déroule principalement et sur les logiciels ou programmes informatiques utilisés. 

En tant qu'employé administratif, vous serez parfois perçu en tant que ‘visage’ et ‘voix’ de l'entreprise. Ne prenez donc pas seulement soin de votre langue et de votre attitude, mais aussi de votre apparence vestimentaire. Choisissez une tenue qui convient à l'entreprise, mais qui vous permet également de vous sentir confiant et à votre aise. 

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Quels sont les postes vacants ouverts au personnel administratif ?