Blog

Hoe stel je een motivatiebrief op als administratief bediende?

Naast de CV wordt er vaak een motivatiebrief naar de rekruteerder of werkgever gestuurd. De motivatiebrief streeft ernaar de interesse van rekruteerders en werkgevers te wekken, je te onderscheiden van de andere kandidaten en uitgenodigd te worden voor een sollicitatiegesprek. Het is een variant van de sollicitatiebrief en gaat inspelen op zowel je vaardigheden, als de motivatie waarom je voor deze functie wil solliciteren. Werkgevers en rekruteerders hebben vaak weinig tijd. Daardoor scannen ze de motivatiebrieven eerder, dan dat ze deze geheel lezen. Stel je motivatiebrief daarom overzichtelijk op en zorg voor een duidelijke structuur. De rekruteerder moet in slechts enkele zinnen weten waarom zij voor jou moeten kiezen. 

Opbouw motivatiebrief administratief bediende

Helemaal bovenaan je motivatiebrief plaats je een hoofding. Deze bestaat altijd eerst uit je eigen adres en nadien gevolgd door de contactgegevens van de geadresseerde. Daaronder vindt de aanspreking plaats. Als er in de vacature een contactpersoon vermeld wordt, spreek je die rechtstreeks aan met zijn/haar naam. Let erop dat de schrijfwijze correct is, fouten in de aanspreking zorgen meteen al voor een slechte indruk. De aanspreking moet daarnaast zo persoonlijk mogelijk zijn. Als onderwerp vermeld je de vacature, aangevuld met het referentienummer. 

Je eigenlijke brief start je met een leuke, aantrekkelijke openingszin. Deze zin moet meteen de aandacht trekken en de lezer ervan overtuigen om jouw motivatiebrief verder te lezen. Daarna voorzie je de brief van een korte inleiding, hiervoor zoek je naar contactpunten met het bedrijf. Je legt uit waarom de vacature, het bedrijf en een job als administratief bediende je aanspreekt. 

Nadien stel je jezelf kort voor aan de hand van je vaardigheden, competenties en ervaring. Het doel is aan te tonen dat jij dé geschikte kandidaat voor de job bent. Aangezien er voor jobs als administratief medewerker meer gekeken wordt naar werkervaring dan opleidingen, moet je motivatiebrief hierop inspelen. Aan de hand van je vorige jobs ga je duidelijk maken welke vaardigheden deze je bijgedragen hebben. Stel je hebt met een bepaald computerprogramma of bepaalde software gewerkt, dan kan je dit aanhalen in je motivatiebrief. Heb je voor een internationaal bedrijf gewerkt en voerde jij de communicatie in het Engels of Frans en wordt dit aangehaald in de vacature? Dan vermeld je hier jouw talenkennis en -niveau. 

Je motiveert in je motivatiebrief eigenlijk waarom jij zou aangenomen moeten worden. Het gaat hier meer om wie jij bent en waarom jij past binnen het bedrijf als administratief medewerker. Je zal tenslotte de contactpersoon zijn zowel intern als extern, dus je motivatiebrief moet al deels aantonen wat voor persoon je bent en of jij past bij het imago van het bedrijf. Als je wilt werken als administratieve medewerker wordt er van je verwacht dat je gestructureerd kan werken en organisatorisch sterk bent. Toon dit aan met voorbeelden en eigen ervaring en motiveer waarom je daar zelf veel aandacht aan besteedt in je zakelijke en persoonlijke leven. Geef ook aan dat je graag initiatief neemt en proactief ingesteld bent. In je motivatiebrief toon je aan waarom jij een plaats in het bedrijf verdient. Eigenschappen zoals zelfstandigheid, flexibiliteit en stressbestendigheid zijn ook cruciaal om een succesvolle administratieve medewerker te zijn. 

Tot slot hebben we de afsluiting van je motivatiebrief. Deze is minstens even belangrijk als de inhoud en de aanspreking, want het geeft je nog een laatste kans om de lezer ervan te overtuigen je persoonlijk uit te nodigen op een sollicitatiegesprek. Voel je dan zeker niet gegeneerd om hier nogmaals duidelijk toe te lichten dat je graag langskomt voor een kennismaking. 

Opmaak motivatiebrief administratief bediende 

In je motivatiebrief hanteer je een actieve schrijfstijl. Je zinnen zijn kort en duidelijk en je vermijdt het gebruik van vakjargon en afkortingen. Less is more, en dat is ook het geval bij het opstellen van je motivatiebrief. Deze mag niet langer dan een pagina zijn, dan verlies je de aandacht van de lezer. Wordt er in de vacature een maximum lengte beschreven? Houd je hier dan aan. Schrijf geen ellenlange brief om professioneler over te komen. 

Administratief bediende

We doen het allemaal: online voorbeelden van goede motivatiebrieven opzoeken. Het gevaar hierbij is dat we vaak volledige zinnen van het internet overnemen. Ook al zien deze er goed uit en denk je dat je anders de job niet in de wacht zal slepen, dit doe je beter niet. De rekruteerder heeft vast en zeker al zo’n honderd exemplaren zien voorbij komen, dan scoort een persoonlijk geschreven en unieke brief veel beter. 

Zorg er ook voor dat de opmaak van je motivatiebrief overeenstemt met die van je CV. Tenslotte moet elke motivatiebrief die je schrijft uniek en op het bedrijf en de functie waarvoor je solliciteert, gericht zijn. Je kan je geschreven motivatiebrief uiteraard wel gebruiken als leidraad voor je volgende sollicitaties, maar pas ze bij elke sollicitatie aan de situatie aan.