Werken als administratief bediende
Als administratief bediende sta je in voor administratieve en ondersteunende taken. De concrete werkzaamheden zijn afhankelijk van de afdeling waarop je werkt. Je draagt wel altijd je steentje bij aan de algemene organisatie van het bedrijf. Je typt verslagen en nota’s uit, je verzorgt het onthaal van klanten en zorgt ervoor dat de vergaderzalen klaar staan. Bovendien ben jij verantwoordelijk voor de inkomende telefoons en vaak ook voor het verwerken van bestelbonnen, het versturen van brieven en het opstellen van facturen.
Je bent echter niet enkel verantwoordelijk voor diverse taken, je bent vaak ook het gezicht of de stem van het bedrijf. De functie mag dus zeker niet onderschat worden.
In welke sectoren kan je terecht als administratief bediende?
Bijna elk bedrijf heeft een administratief bediende in dienst, je vindt ze dan ook terug op verschillende afdelingen. Hieronder vind je alvast de sectoren waarin ze het vaakst voorkomen.
Medisch administratief bediende
Een medisch administratief bediende of medische secretaresse werkt in een ziekenhuis, dokterspraktijk of ergens anders in de gezondheidszorg. Nog meer dan bij andere administratieve jobs is nauwkeurig en gedetailleerd werken een noodzaak. Doordat je patiëntengegevens verwerkt en up-to-date houdt kan de kleinste fout in je werk mensenlevens in gevaar brengen.
Als je in contact moet komen met medicijnen, zal je hier een opleiding over moeten volgen. Ook het ordenen en verwerken van gegevens van afgenomen stalen vallen onder jouw verantwoordelijkheid.
Om administratieve functies in de zorg te kunnen vervullen moet je beschikken over kennis van medische terminologie. Hiervoor moet je een opleiding volgen die een goede basiskennis biedt. Sommige bedrijven opteren voor kandidaten die een bachelordiploma in een medische richting in handen hebben. Wanneer echter de functie voornamelijk bedoeld is om administratieve taken uit te voeren is een algemene opleiding administratief bediende voldoende.
De meest voorkomende plaatsen waar je terecht kan als medisch administratief medewerker zijn ziekenhuizen en zorgcentra, maar je kan ook kijken naar artsenpraktijken, rusthuizen en woonzorgcentra.
Financieel administratief bediende
Als financieel administratief bediende hou je je bezig met de financiële administratie of boekhouding van een bedrijf. Je zorgt ervoor dat de administratieve werkzaamheden uitgevoerd en bijgehouden worden die te maken hebben met de kasstroom van de werkgever.
Je stelt alle uitgaande facturen van klanten op, betaalt de inkomende rekeningen van leveranciers en beide archiveer je op een ordelijke manier. Als medewerker van de financiële administratie hou je de uitgaven in de gaten en kijk je erop toe dat het bedrijf financieel gezond blijft. Je staat in contact met andere administratieve medewerkers, maar ook met de financiële afdeling.
De vaardigheden van een financieel administratief bediende komt grotendeels overeen met deze van eenders welke administratieve medewerker. Wel wordt er vaak enkele ervaring binnen het boekhoudkundige en financiële gevraagd. Bij voorkeur beschik je over een bachelordiploma in een administratieve, logistieke of economische richting, maar je kan ook met de algemene opleiding als administratief bediende binnen de financiële sector tewerkgesteld worden.
Administratief bediende onderwijs
Als administratief medewerker onderwijs draag je bij tot een vlotte en correcte ondersteuning van scholen door een efficiënt en effectief beheer van de administratie. Bovendien denk je mee na over de optimalisatie van administratieve processen.
Als administratief medewerker in een school wordt er van jou verwacht dat je leerlingen kan motiveren, steunen en een voorbeeldrol voor hen aanneemt.
Commercieel administratief bediende
Een commercieel administratief bediende biedt ondersteunend werk bij de verkoop. Hiermee bedoelen we het opmaken van offertes en prijsafspraken, het opvolgen van de commerciële correspondentie en het rapporteren naar leidinggevenden, directie en de verkopers. Vaak wordt je ook gevraagd opendeurdagen, beurzen en events mee te organiseren.
Het plannen van sales vergaderingen en gesprekken met prospecten vallen onder jouw bevoegdheid en soms kan er een financieel luik gekoppeld worden aan je functie. Een bacheloropleiding is niet nodig, maar één in de commerciële communicatie of communicatiemanagement wordt wel als een meerwaarde gezien.
Als commercieel administratief medewerker kom je vaak in de verkoopafdeling terecht. Hierdoor komen er enkele mogelijkheden naar de toekomst vrij: doorgroeien tot verkoper, specialisatie in inkoop, verkoop of facturatie.
Technisch administratief bediende
Als technisch administratief bediende of medewerker breng je technisch administratieve opdrachten tot een goed einde. Omdat je technische dossiers over projecten en onderwerpen als kwaliteitsverbetering moet verwerken heb je technisch inzicht nodig.
Je werkt monitortools en situatieoverzichten bij en kijkt de boekhouding en budgetten na. In sommige gevallen verwachten ze ook van je dat je mee op de werf trekt, het team coördineert of een handje toesteekt bij ingenieurs proeven.
Wat houdt de job van een administratief bediende in?
Zoals hierboven vermeld hangen de specifieke taken af van de afdeling waarin ze tewerkgesteld zijn. Toch zijn er enkele taken die je mag verwachten als je werkt als administratieve medewerker, waaronder uiteraard de alledaagse administratie van het bedrijf regelen. Als administratief bediende heb je over het algemeen regelmatige uren.
Je zal klanten moeten ontvangen, inschrijven en doorverwijzen naar de juiste afdeling of persoon. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor het aannemen van binnenkomende telefoons. Administratief bediende zijn houdt in dat je in alle omstandigheden vriendelijk en klantgericht hoort te blijven. Zelf bij moeilijke klanten of lastige situaties weet je de juiste toon te vinden. Communicatief sterk zijn is zeker van belang en kennis van het Frans en Engels is steeds een troef.
Je bent verantwoordelijk voor het verwerken van de in- en uitgaande post. Je bezorgt inkomende post aan de juiste personen en zorgt ervoor dat de uitgaande post correct en op tijd uitgestuurd wordt. Je stelt zelf brieven, facturen en bestelbonnen op en zorgt voor de juiste verwerking ervan. Ook het afhandelen van de ontvangst van goederen is een van de werkzaamheden die onder jouw functie vallen.
Als administratief bediende bied je ondersteuning bij vergaderingen. Je zorgt ervoor dat de vergaderzalen tijdig klaargezet worden en typt het verslag van de meeting uit. Je biedt bovendien ondersteuning aan directie of leidinggevenden op het vlak van het plannen van de agenda. Je bent organisatorisch sterk en houdt rekening met deadlines. Discipline en timemanagement vallen zo vanzelfsprekend onder jouw vaardigheden.
Ook de administratieve opvolging van dossiers valt onder jouw takenpakket. Je zorgt ervoor dat formulieren omtrent ziekmeldingen of andere formaliteiten ingevuld en verwerkt worden. Kopieën maken, scannen, archiveren en klasseren zijn hier dan ook niet te vergeten. Vaak worden administratieve gegevens in geautomatiseerde systemen geplaatst, kennis van computersoftware en datasystemen maakt de integratie gemakkelijker.
Je bent bovendien het centrale aanspreekpunt tussen je collega’s, dus ten opzichte van hen moet je discreet en efficiënt kunnen werken.
Aan de hand van de focus van de taken kan er een verschil gemaakt worden tussen een secretariaatsmedewerker, receptionist of een bedrijfsadministratief medewerker. Als secretarieel medewerker of secretaresse ligt de focus op het opstellen, uitwerken en afhandelen van schriftelijke en mondelinge communicatie. Als receptionist of telefonist ga je je meer richten op het ontvangen van bezoekers en goederen en ben je verantwoordelijk voor het verwerken van het telefoonverkeer. Wanneer de nadruk meer ligt op zaken als archivering, afhandelen van wanbetalers en de verwerking van formulierenstroom, gaat men spreken over bedrijfsadministratieve medewerker.
Functieomschrijving administratief bediende:
- Verzamelen en ordelijk stockeren van gegevens van klanten
- Klasseren en archiveren van documenten
- Uittypen van nota’s en verslagen
- Onthaal van klanten regelen
- Vergaderzalen klaarzetten voor gebruik
- Aannemen van telefoons
- Brieven en facturen opmaken en verzenden
ls administratief bediende kom je met verschillende profielen in contact. Dit is ook afhankelijk van de omvang en bedrijfstak waarin je actief bent. Dit gaat van operationele functies zoals winkelmedewerkers of productiemedewerkers tot managementfuncties zoals HR-managers, office managers of bedrijfsleiders.
Waarom kiezen voor een job als administratief bediende?
Competentieprofiel administratief bediende
Van een administratieve medewerker wordt nauwkeurigheid verwacht, hij of zij moet accuraat en precies kunnen werken. Doordat het takenpakket tamelijk divers is en er daarom vaak snel moet overgeschakeld worden, moet je flexibel ingesteld zijn. Men rekent erop dat je organisatorisch sterk bent, zodat je vrijwel zonder stress naar een deadline kan toewerken.
Eigenschappen administratief bediende
- Communicatief vaardig
- Zelfstandig
- Sterk organisatievermogen
- Orde, netheid en nauwkeurigheid
- Stressbestendig en deadlinegericht
- Kennis van computerprogramma's
- Teamspeler
- Resultaat- en klantgericht
Herken jij je in deze eigenschappen? Dan is een job als administratief bediende misschien wel iets voor jou!
Opleiding en doorgroeimogelijkheden administratief bediende
Aan administratief medewerker worden, hangen meestal geen strikte diplomavereisten. Een diploma tweede of derde graad beroepsonderwijs is vaak voldoende, toch zijn er enkele bedrijven die hogere eisen stellen. Principieel wordt er van de administratief medewerker wel gevraagd de basiskennis van bedrijfseconomie te hebben.
Vaak begin je met relatief eenvoudige taken, maar er is zeker ruimte om door te groeien. In een groot bedrijf kan je door het volgen van een opleiding soms doorgroeien tot hoofd administratie of managementassistent. Het grote voordeel van een job als administratief medewerker is dat je relatief gemakkelijk kan overstappen naar een ander bedrijf of sector.
Het exacte loon van een administratief medewerker hangt af van de taken die uitgevoerd worden, de leeftijd en ervaring. Hoe meer ervaring, hoe hoger het gemiddelde brutoloon zal liggen.
Wil je nog meer te weten komen waarom je zou kiezen voor een job als administratief bediende? Klik dan hier.
Solliciteren voor administratief bediende
Hoe maak je een goede cv voor een job als administratief bediende?
In de vacature voor administratief bediende vragen ze over het algemeen meer achter relevante werkervaring, dan achter een specifieke opleiding. Dit is belangrijk om de structuur van je CV te bepalen.
Allereerst start je met het opsommen van enkele noodzakelijke persoonlijke gegevens zoals je naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres. Daaronder geef je nog wat relevante persoonlijke informatie zoals nationaliteit, geboortedatum en -plaats.
Aangezien er meestal gevraagd wordt naar enkele jaren relevante werkervaring, ga je deze rubriek hoog plaatsen in je CV. In omgekeerd chronologische volgorde plaats je fulltime jobs, vrijwilligers- of vakantiewerk en stages en je geeft hier wat meer uitleg bij de taken die je daar uitvoerde.
De volgende rubriek bevat recente en relevante opleidingen met daaropvolgend de vaardigheden waarover je beschikt. Je speelt hierbij in op de competenties die vermeld worden in de vacature. Wordt er in de vacature een specifiek computerprogramma of taal aangehaald waar jij in uitblinkt? Gebruik dit dan zeker in je CV.
Lees hier meer over hoe je als administratief medewerker dé perfecte CV opstelt.
Hoe stel je een motivatiebrief op voor een job als administratief bediende?
Vaak wordt er samen met de CV naar de motivatiebrief gevraagd. Met deze brief ga je je onderscheiden van de andere kandidaten op basis van niet enkel je vaardigheden, of wat er op je CV staat, maar ook met je motivatie.
In de eerste alinea ga je daarom de reden vermelden waarom je interesse hebt in de job en waar je de vacature ontdekt hebt. In de brief moet je jezelf als meerwaarde voor het bedrijf presenteren. Dit doe je door persoonlijke kwaliteiten aan te halen die relevant zijn voor de vacature en de job.
Als administratief bediende ben je een gestructureerd en organisatorisch sterke persoon. Daarnaast beschik jij over time management skills en kan jij op communicatief vlak je plan trekken. Toon dit aan de hand van voorbeelden aan en leg uit waarom deze job zo goed bij jou zou passen.
De afsluiting is daarnaast ook belangrijk, want dit geeft jou een laatste kans om de lezer te overtuigen je uit te nodigen op een persoonlijk gesprek. In je brief moet je zelfverzekerd klinken, maar niet uit de hoogte.
Meer tips en uitleg rond het schrijven van een motivatiebrief als administratief medewerker? Klik dan hier!
Hoe bereid je je voor op een sollicitatie om administratief bediende te worden?
Je bereidt je voor op een sollicitatiegesprek door op voorhand al goed wat informatie in te winnen over het bedrijf waarvoor je solliciteert. Deze informatie kan je online vinden, in de vacature zelf, of in je netwerk.
Elk sollicitatiegesprek is uniek, toch zijn er enkele standaardvragen die je kan voorbereiden. Zo start het gesprek meestal met de vraag om jezelf kort voor te stellen. Een vraag die je ook bijna zeker zal krijgen is het opsommen van enkele sterke en zwakke karaktereigenschappen. Speel hierbij in op de competenties die aangehaald worden in de vacature. Bereid de vragen ook best voor in het Engels of Frans als binnen de vacante positie deze als belangrijk bevonden worden.
Wil je echt interesse tonen tijdens het sollicitatiegesprek? Stel de rekruteerder dan zelf enkele gerichte vragen. Vraag naar de teamsfeer en -cultuur, ga na in welke taal de communicatie voornamelijk gebeurd en welke software of computerprogramma gebruikt wordt.
Als administratief medewerker wordt je soms gezien als het gezicht en de stem van het bedrijf. Verzorg daarom niet enkel je taalgebruik en houding, maar ook je kledij. Kies een outfit die past bij het bedrijf, maar waar je je ook goed en zelfverzekerd in voelt.
Wil jij je echt optimaal voorbereiden voor je sollicitatiegesprek? Klik dan hier en ontdek wat je voor, tijdens en na het gesprek kan doen om je sollicitatie succesvol af te ronden.