Ieder jaar is het de 3e donderdag van april ‘Secretaressedag’. Ook bij Agilitas Group vinden we onze ‘management assistants’ belangrijk en zetten we hen vandaag graag in de bloemetjes. De dames zijn zeer blij met de attentie, maar geven aan dat het begrip secretaresse achterhaald is, en dat de dag voortaan beter ‘management assistant’-dag heet.
Wat is de job van een management assistant?
Volgens Nena Schonkeren, management assistant van de HR-directeur bij Agilitas Group wordt de job van management assistant sterk onderschat. Zij werkt nu bijna 1 jaar in deze functie. Voordien was ze onthaalmedewerker bij Agilitas Group. “Als management assistant, personal assistant of secretaresse ben je echt van belang in een onderneming. Je regelt heel veel belangrijke zaken, en medewerkers en externe relaties beschouwen jou als het aanspreekpunt.”, vertelt Nena.
Als management assistant, personal assistant of secretaresse ben je echt van belang in een onderneming.
“Ik ben verantwoordelijk voor enerzijds het agendabeheer, het plannen van meetings, verzorg de communicatie met externe partners en leveranciers, en met de interne collega’s in de kantoren. Daarnaast doe ik veel administratief en planningswerk. Zo regel ik de opvolging van de contracten van de medewerkers, de planning van de permanentie buiten de kantooruren en de basisopleidingen van de collega’s. Ik nodig mensen uit en deel de resultaten mee. Ik ben de interne contactpersoon voor vragen rond onze opleidingstool, ondersteun het intern coachingtraject, enzovoort.”“De functie wordt in andere bedrijven mogelijk anders ingevuld. Zo moet ik geen notulen van vergaderingen nemen. Zou men het mij vragen, neem ik het er graag bij.”
Over welke competenties beschikt een goede management assistant?
“Ik heb een secundair diploma secretariaat-talen. Het diploma lijkt me voor een management assistant ondergeschikt. Je vaardigheden en attitude zijn vooral belangrijk. Die eigenschappen heb je of niet.”, aldus Nena. “Als management assistant werk je nauw samen met je baas. Je krijgt vaak vertrouwelijke informatie en moet daarmee discreet kunnen omgaan. Je draagt met andere woorden een grote verantwoordelijkheid. Ook flexibiliteit is belangrijk. Ik werk 4/5e maar op dagen waar het nodig is, werk ik s’ avonds al eens door.” “Daarnaast moet je communicatief sterk zijn, goed kunnen organiseren en efficiënt kunnen werken. Want er komt veel tegelijkertijd op je af. En vooral ook positief zijn! Je bent immers het uithangbord van de organisatie.”
Wat vind je leuk in de job als management assistant?
“Ik ben iemand die zich snel verveelt dit is een zeer gevarieerde job en dus echt iets voor mij. Ook de vele contacten met de collega’s vind ik fijn. Ik hou van een positieve en open communicatie. Zo bel ik graag, en wens ik mensen met een post-it ‘succes’ voor een opleiding of een examen. Daar komen veel positieve reacties op en dat doet deugd.”“Ik doe ook graag administratie. Alles draait voor mij rond efficiëntie en logica. Dat is leuk om dat door te voeren in mijn werk. Ik kan zaken meteen aanpakken. Wanneer je concrete afspraken maakt en de samenwerking goed vlot, is het heel fijn om voor een directeur te werken.”
Het grote verschil met andere jobs is dat het totaalpakket voor mij klopt: interessante jobinhoud, leuk team, fijne baas en inbreng in het grotere HR-gegeven.
En hoe voelt het om te werken bij Agilitas Group?
“Het grote verschil met andere jobs is dat het totaalpakket voor mij klopt: interessante jobinhoud, leuk team, fijne baas en inbreng in het grotere HR-gegeven. Daarnaast worden er bij Agilitas Group echt kansen geboden. Door het vertrouwen van het management in mijn capaciteiten en mijn attituden heb ik de kans gekregen om deze job te doen. Ook de vele veranderingen en vernieuwingen vind ik boeiend. Dat toont dat je er als bedrijf voor gaat, en dat sluit helemaal aan bij mijn eigen attitude.”, vult een enthousiaste Nena aan.
