- Locatie
- Gent
- Voltijds/deeltijds
- voltijds
- Contract type
- Vaste job
- Referentienummer
- 211369
Ben jij klaar voor een dynamische rol waarin je de spil bent van onze administratie op de serviceafdeling? Wij zijn op zoek naar een gedreven Administratief Medewerker die zich thuisvoelt in een veelzijdige en boeiende werkomgeving. Met de steun van ons team, zul je verantwoordelijk zijn voor een breed scala aan taken.
Receptie en telefonisch onthaal: Je bent het eerste aanspreekpunt voor onze klanten en verzorgt tevens hotelboekingen voor onze technici.
Administratieve ondersteuning van de serviceafdeling: Dit omvat het beheren van werkbonnen en servicefacturatie.
Onderhoudsadministratie: Je maakt onderhoudscontracten op, stelt maandelijkse planningslijsten op en beheert de inbox van de serviceafdeling.
Klantencommunicatie: Je staat klanten te woord via telefoon en e-mail, en behandelt ook complexere dossiers. Daarnaast geef je technische opmerkingen door aan onze engineeringafdeling.
Offertebeheer: Je maakt herstellingsoffertes op en beheert standaardteksten in sjablonen. Ook ben je verantwoordelijk voor het updaten van sjablonen en het jaarlijks aanpassen van prijzen.
Opmaken van onderhoudsbonnen en beheren van de service app, inclusief het ondersteunen van technici bij het versturen van bonnen.
Facturatie: Het opmaken van facturen op het platform van de klant, het opstellen van proforma's en het verkrijgen van PO-nummers.
Beheer van toegangen voor technici via platformen.
Drankaankopen en communicatie met leveranciers.
Wij bieden
Je komt terecht in een veelzijdig team, waar veel ruimte is om verder te groeien. Daartoe motiveren wij jou niet alleen dagelijks maar ook in jouw loonpakket, dat marktconform is en waarvan we samen de bouwstenen bepalen.
Wij vragen
Kennis en ervaring: Je hebt een gedegen achtergrond in office management en begrijpt onze bedrijfsprocessen, inclusief aankoop, verkoop en service.
ICT-vaardigheden: Je bent bedreven in MS Office (Word, PowerPoint, Excel, Outlook) en hebt inzicht in facturatie- en boekhoudsoftware. Kennis van telefoon- en internettechnologieën is een must.
Talenkennis: Je bent vloeiend in het Nederlands, hebt een goede kennis van zowel het Frans als het Engels, en kennis van het Duits is een pluspunt.
Communicatieve vaardigheden: Je bent sterk in communicatie, zowel mondeling als schriftelijk, en hebt een klantgerichte instelling.
Stressbestendigheid: Je kunt goed omgaan met stress, kunt prioriteiten stellen en schakelt snel tussen verschillende taken.
Teamspeler: Je werkt graag samen met ons team en streeft naar kwaliteit, maatschappelijke verantwoordelijkheid en veiligheid.
- Sorteren, verdelen, frankeren en registreren van briefwisseling.
- Behandelen van e-mails.
- Ontvangen en oriënteren van klanten, leveranciers en bezoekers.
- Noteren van boodschappen en vastleggen van afspraken.
- Organiseren van verplaatsingen voor de verantwoordelijke of teamleden.
- Invoeren van documenten en verzorgen van de lay-out.
- Doorsturen en klasseren van documenten.
- Opvolgen van de voorraad en vaststellen van tekorten.
- Plaatsen van bestellingen.
- Voorbereiden en opvolgen van professionele dossiers.
Waar zal je werken?
Voor deze functie zijn we op zoek naar iemand met een hart voor office management.
Met een dosis inzicht in onze bedrijfsprocessen (aankoop, verkoop, service) vind je snel jouw weg in de administratie.
Hoe werkt solliciteren via Agilitas?
- Stap 1
- Op basis van je online sollicitatie bepalen we of je past bij onze opdrachtgever en de vacature.
- Stap 2
- Is er een match? Dan nodigen we je uit voor een gesprek en leren we elkaar beter kennen.
- Stap 3
- Zet je schrap! We stellen je voor aan de opdrachtgever. Klikt het ook daar, dan verneem je binnen de kortste keren wanneer jij kunt starten.
Solliciteer nu
Onze vacatures staan open voor iedereen, ongeacht leeftijd, geslacht, afkomst of handicap.
Heb je jouw CV niet bij de hand? Solliciteer later via e-mail
