Blog

Hoe bereid je je voor op een sollicitatie als administratief bediende?

Voorbereiding sollicitatie administratief bediende

Sollicitatiegesprek voor de boeg? Dit kan zenuwslopend zijn, want elk gesprek is uniek, maar je kan je enigszins wel voorbereiden hierop. 

Ten eerste moet je zoveel mogelijk informatie verzamelen over het bedrijf waarvoor je wil solliciteren. Die informatie kan je op verschillende plaatsen vinden, zoals in de vacature zelf, online of via je netwerk. Ken je mensen die in het bedrijf werken? Vraag aan hen gerust wat randinformatie. Goed geïnformeerd zijn over het bedrijf geeft je de mogelijkheid om de vragen van de rekruteerder of werkgever sneller en meer geplaatst te beantwoorden. Je stelt zelf ook minder voor de hand liggende vragen en je kan zelf aanknopingspunten aanreiken die het gesprek persoonlijker maken. 

Net voor het sollicitatiegesprek lees je je CV en motivatiebrief, die je ook meeneemt naar het gesprek, nog eens na. Op voorhand stippel je je route al eens uit. Je kijkt hoeveel tijd je nodig hebt om op de bestemming te geraken en voorziet file, slecht weer, omleiding,... Je wordt netjes op tijd op de afgesproken locatie verwacht, zie dan ook dat ze niet op je moeten wachten. Zorg ervoor dat je weet met wie je precies een afspraak hebt. Het komt ongeïnteresseerd en onprofessioneel over als je eerst de naam van de contactpersoon moet opzoeken. Ook het telefoonnummer van deze contactpersoon heb je opgeslagen, zodat je deze kan verwittigen mocht je toch vertraging oplopen wegens onvoorziene omstandigheden. 

Sollicitatie

Zoals gezegd is elk sollicitatiegesprek uniek en weet je niet op voorhand hoe het zal verlopen en welke vragen ze je gaan stellen. Toch zijn er een aantal veelgestelde vragen die je best even doorneemt voor je effectief gaat solliciteren. Bereid al zeker een korte voorstelling van jezelf voor, meestal starten de rekruteerders hiermee. Daarbij aansluitend wordt er vaak naar je sterktes en zwaktes gepolst en waarom je interesse hebt in een job als administratief medewerker. Er wordt soms doorgevraagd naar je vorige jobs, welke verantwoordelijkheden je daar had en welke taken je moest verrichten. Als administratief bediende bereid je best deze standaard sollicitatievragen ook voor in andere talen. Zeker wanneer je aangeeft in je CV dat je deze talen beheerst, kunnen ze hiernaar vragen.

Sommige rekruteerders proberen je te testen door enkele lastige of moeilijkere vragen te stellen. Deze kunnen over het loon gaan of ze vragen of je vrijwillig vertrokken bent op je vorige job of ontslaan bent. Zorg ook hier voor een passend, maar eerlijk antwoord. 

Een sollicitatiegesprek is dé ultieme kans om een indruk na te laten en ervoor te zorgen dat je aangenomen wordt. Dit kan bijvoorbeeld door zelf enkele gerichte vragen voor te bereiden. Je kan doorvragen over de omschreven taken en verantwoordelijkheden of welke doorgroeimogelijkheden er zijn. Je kan zo ook polsen naar de verwachtingen van de werkgever of hoe de teamstructuur en -sfeer in het bedrijf is. Aangezien jij het grootste deel van de communicatie moet voeren is het ook interessant om te weten in welke taal de communicatie gevoerd wordt en met welke softwares of computer programma’s het bedrijf werkt. Door zelf vragen te stellen toon je aan dat je nagedacht hebt over de potentiële job en dat je echt interesse hebt om bij hen aan de slag te gaan. 

Extra stress vlak voor het sollicitatiegesprek kan je best vermijden door op voorhand je outfit klaar te leggen. Geen idee wat nu juist dé perfecte outfit is? Ontdek onze tips over wat aan te trekken voor een sollicitatiegesprek. Opteer voor iets dat past bij het bedrijf, maar waar je je ook gewoon goed, comfortabel en zelfverzekerd in voelt. Als administratief medewerker ben je vaak intern en extern het contactpunt, zorg dan ook dat je outfit dit representeert. Kruip bovendien de dag voor je interview op tijd onder de wol. Een op drie rekruteerders beslist binnen de 90 seconden of je bij de job past, de eerste indruk is dus zeer belangrijk. Dit hangt niet enkel af van wat je zegt, maar ook van je voorkomen. Zet dus ook op dit vlak je beste beentje voor. 

Tijdens sollicitatiegesprek administratief bediende

Je wilt dat het sollicitatiegesprek vlekkeloos verloopt, 100% garantie heb je natuurlijk nooit. Maar met volgende tips kan je je toch al een beetje voorbereiden. 

Eerst en vooral zorg je ervoor dat je op tijd bent, liefst zelfs een kwartiertje voor het afgesproken tijdstip. Dit geeft jou de ruimte de omgeving in je op te nemen, eens goed in en uit te ademen en hoef je al niet gehaast aan het gesprek te beginnen. Het moment dat je het bedrijf binnenstapt gaat de sollicitatie eigenlijk al van start. Let er dan ook op dat je vanaf het eerste contactpunt vriendelijk en beleefd bent. Moet je even wachten tot ze je binnenroepen? Zet je dan mooi recht in plaats van onderuitgezakt in je stoel te hangen. 

Een eerste begroeting start met een handdruk, dit is meteen je kans om indruk te maken. Schud niet te zacht, maar plet de rekruteerder zijn hand uiteraard ook niet. Tijdens het gesprek zelf gaat je gesprekspartner niet enkel letten op wat je zegt, maar ook op hoe jij je gedraagt. Zorg er daarom voor dat je ook je lichaamstaal verzorgd, maak oogcontact en probeer zoveel mogelijk afleidingen te vermijden. 

Bij het beantwoorden van de sollicitatievragen ben je zo concreet en duidelijk mogelijk. Bij vragen over je vaardigheden toon je dit ook aan met voorbeelden. Tijdens het sollicitatiegesprek stel je de vragen die je hebt voorbereid en probeer je het gesprek gaande te houden. Je argumentatie kan je gerust benadrukken met handgebaren, maar let erop dat je niet overdrijft. Het kan de aandacht van de rekruteerder afleiden, waardoor die minder luistert naar wat je allemaal te vertellen hebt. 

Ben je tijdens het gesprek nog meer geïnteresseerd in de job? Schuif je enthousiasme dan niet onder stoelen of banken. Een gemotiveerd en opgewekt iemand maakt meteen een betere indruk. Loopt het gesprek ten einde? Vergeet de rekruteerder of werkgever dan zeker niet te bedanken voor de uitnodiging. 

Na sollicitatiegesprek administratief bediende

Na het gesprek overloop je wat er goed is gelopen en wat er beter kon. Je reflecteert over de gestelde vragen en hoe je je volgende keer beter kan voorbereiden. Noteer je bevindingen, want deze kunnen je nog helpen bij latere sollicitaties. 

Vervolgens heb je twee keuzes, ofwel blijf je bij de pakken zitten en wacht je tot het bedrijf je contacteert, ofwel solliciteer je actief verder bij andere bedrijven. Meerdere sollicitaties tegelijk hebben lopen zal sneller tot resultaat leiden. Elke sollicitatie moet gezien worden als een kans om bij te leren over jezelf en waar je naartoe wil. 

Als de rekruteerder of werkgever waarmee je een gesprek had, je ging terugbellen binnen een bepaalde periode en dat is niet gebeurd, mag je gerust zelf het initiatief nemen. Is het antwoord negatief en word je dus niet aangenomen, vraag dan naar feedback. Zo weet je ook meteen waar je op moet letten bij je volgende sollicitaties. Soms is de werkgever wel overtuigd, maar kan je om een andere reden niet meteen starten, dan kan je terechtkomen in een werfreserve. De werkgever bewaart dan je cv en contacteert je wanneer er een andere vacature openstaat. 

Was het gesprek een succes? Dan kan je doorgaan tot een tweede ronde of gesprek of je wordt meteen aangenomen en mag je je contract gaan tekenen. 

Een goede voorbereiding wil natuurlijk niet zeggen dat je niet onverwacht uit de hoek mag komen. Het stelt je meestal wel iets meer op je gemak, waardoor je juist meer ruimte hebt om op het moment zelf in te spelen op hoe het gesprek vordert. 

Pas volgende tips toe voor, tijdens en na je sollicitatiegesprek en zorg ervoor dat de rekruteerder of werkgever je, op een positieve manier welteverstaan, onthoudt.